|
GTIN
I daglig tale er der mange, som kender GTIN som en stregkode, men teknisk set er GTIN det nummer, som findes under selve stregkode-symbolet, og kan derfor også bruges til andre teknologier som fx 2D stregkoder og RFID tags.
I daglig tale er der mange, som kender GTIN som en stregkode, men teknisk set er GTIN det nummer, som findes under selve stregkode-symbolet, og kan derfor også bruges til andre teknologier som fx 2D stregkoder og RFID tags.
GS1Trade Transact portalen giver dig mulighed for at behandle indgående ordrer og danne fakturaer på baggrund af disse.
Når en ordre modtages i portalen, sendes der en notifikation ud til en selvvalgt kontaktperson, hvorefter du har mulighed for at acceptere eller afvise ordren.
Når en ordre er accepteret, kan denne vendes om til en fakturakladde. Fakturakladder kan redigeres efter behov, før du danner den endelige faktura, som sendes ud til kunden.
Skal en faktura krediteres, dannes kreditnotaen ud fra den pågældende faktura. Herved dannes en kreditnotakladde, som kan redigeres efter behov, før du danner den endelige kreditnota, som sendes ud til kunden.
Ved oprettelse vil du modtage en mail, som indeholder både brugernavn og kodeord.
Første gang du logger på, vil du blive bedt om at indtaste et nyt password, som du skal bruge fremadrettet.
Din brugerprofil vil allerede være konfigureret og klar til brug, så du skal derfor ikke lave yderligere opsætning i portalen.
Du kan ændre sproget på portalen ved at holde musen over dit brugernavn i hovedmenuen og vælge ”Skift sprog/region”.
Efterfølgende vælger du dit foretrukne sprog i listen og trykker afslutningsvis på gem ikonet i øverste højre hjørne.
Data gemmes i 45 dage på GS1Trade Transact portalen. Efter denne periode vil du opleve kun at kunne se de generelle informationer på ældre forsendelse, mens specifikke detaljer ikke længere er tilgængelige.
Du bedes anvende Tilbage-knappen i GS1Trade Transact, når du f.eks. ønsker at gå ud af en faktura eller gå tilbage til en tidligere side.
Portalen ”låser” visse sider, så der ikke er flere brugere, der kan interagere med det samme dokument på samme tid. F.eks. når du behandler en fakturakladde, låses denne til din bruger. Det er derfor vigtigt at afslutte handlingerne korrekt, så den pågældende side ikke er unødigt låst for andre.
For at se listen over alle dine ordrer, skal du holde musen over "Web-EDI" og vælge ”Ordrer” i menuen. Her vises alle dine ordrer og giver dig et overblik over ordrens generelle oplysninger.
I ordreoversigten kan du også se ordrens ”Fakturastatus”. Nedenstående viser de forskellige tilgængelige statusser.
Fakturastatus:
Før du starter ordrebehandlingen, har du mulighed for at se ordrens indhold ved at klikke ”Vis”. Her præsenteres generelle oplysninger, som kundedetaljer, leveringsadresse og datoer. Du kan også få vist samtlige bestilte varelinjer og mængder.
Du kan starte ordrebehandlingen enten inde fra den viste ordre eller ude fra ordreoversigten. Klik på ”Mere” (fra ordreoversigten) eller på ”Handlinger” (fra den viste ordre).
Du får nu nedenstående valgmuligheder præsenteret.
Opret en fakturakladde ud fra ordren.
Informationer fra ordren overføres til en fakturakladde, hvorfra du kan redigere bl.a. varelinjerne.
Vælger du at annullere fakturering, vil yderligere fakturering på denne ordre ikke være mulig.
Bemærk at denne handling ikke kan fortrydes.
Du har mulighed for at tilføje interne noter på hver ordre. Dette kan lette din kommunikation på tværs af brugere.
Udskriv / Print ordren i PDF-format
Har du behov for at udskrive ordren på fysisk papir, kan du vælge ”Udskriv”. Der dannes en PDF med ordrens indhold, som kan printes.
Ændringer til ordren (foretages ved faktureringen)
I tilfælde af, at der er sket ændringer til ordren, er det muligt at rette varelinjerne på fakturakladden. Her kan både antal, pris, m.m. på den enkelte varelinje redigeres efter behov.
Det samme gælder, hvis det er nødvendigt at dellevere ordren og dermed også delfakturere. Her kan varelinjerne fjernes på fakturakladden, og ordrens faktureringsstatus ændres automatisk til ”Delvist faktureret”.
Vær opmærksom på, at selve ordren ikke kan redigeres. Er dette en nødvendighed, anbefaler vi, at ordren i stedet afvises og kunden sender en ny korrigeret ordre.
Bemærk: Det er muligt at ændre en ”Afvist” ordre til ”Accepteret”, men ikke omvendt.
Når du har accepteret en ordre, vil det være muligt at vende ordren til en fakturakladde. Dette gøres ved at klikke ”Mere” fra ordreoversigten og vælge ”Opret faktura”. Du får nu præsenteret din fakturakladde, som indeholder alle informationer fra ordren.
Alle gemte fakturakladder og afsendte fakturaer kan findes under menuen ”Web-EDI” -> ”Fakturaer”.
Fakturakladden er delt op i 3 faner, der danner udgangspunkt for flowet i fakturabehandlingen.
Fanen ”Dokumenthovedet” viser generelle oplysninger fra ordren, som f.eks. kundedetaljer, faktureringsadresse og datoer.
Under ”Dokumentnummer” skal du indtaste dit eget fakturanummer.
Under ”Dokumentdato” skal du vælge fakturadatoen. Denne sættes automatisk til dags dato.
Fanen ”Linjer” viser alle varelinjer, som er blevet overført direkte fra ordren. På fakturakladden har du nu mulighed for både at rette, tilføje og fjerne de enkelte varelinjer efter behov.
Bemærk: Når du har rettet varelinjerne, skal du klikke ”Handling” og vælge ”Valider eller Genberegn”.
Du tilføjer en ny linje ved at klikke på + ikonet oppe til højre. Herved får du ny blank varelinje, som udfyldes manuelt.
Du sletter en linje ved at fjerne fluebenet ude til venstre på linjen under ”Inkluder”.
Du retter en linje ved at vælge feltet på varelinjen, som du ønsker at rette og taster den ønskede værdi. F.eks. kan du ændre antal og pris på en varelinje.
Du tilføjer en note på linjen ved at klikke på ”Mere” og vælger ”Noter”.
Bemærk: Ordren vil have status ”Delvist faktureret”, hvis fakturaen ikke matcher ordren 1:1.
Fanen ”Oversigt” viser fakturaens totalbeløb, så du nemt kan se totalpriserne, inden du godkender.
Når du har tjekket, at alt er, som du ønsker, kan du vælge at gemme eller sende fakturaen.
En gemt fakturakladde kan du vende tilbage til på et senere tidspunkt for at redigere eller sende.
Gem fakturakladden ved at trykke på disketteikonet oppe til højre.
Send fakturaen ved at trykke på papirflyet oppe til højre.
Kreditnotaer oprettes ud fra en faktura og følger samme flow, som når du fakturerer en ordre.
Når du krediterer en faktura, så vendes hele fakturaen om til en kreditnotakladde.
Det er ikke nødvendigt at kreditere hele fakturaen, og du kan vælge om alle varelinjer skal krediteres, eller om det kun er udvalgte varelinjer.
For at oprette en kreditnotakladde skal du klikke ind under "Web-EDI” og vælge "Fakturaer".
Søg fakturaen frem og klik på "Mere" ude til venstre og vælg "Opret kreditpost". Der viser nu et dokumenthoved med alle oplysninger fra den oprindelige faktura.
Kreditnotakladden er delt op i 3 faner, der danner udgangspunkt for flowet i kreditnotabehandlingen.
Fanen ”Dokumenthovedet” viser generelle oplysninger, som f.eks. kundedetaljer, adresser og datoer.
Under ”Dokumentnummer” skal du indtaste dit eget kreditnotanummer. Kreditnotanummer skal være unikt og kan ikke være det samme som fakturanummeret.
Under ”Dokumentdato” skal du vælge kreditnotadatoen. Denne sættes automatisk til dags dato.
Fanen ”Linjer” viser alle varelinjer, som er blevet overført direkte fra fakturaen. På kreditnotakladden har du nu mulighed for både at rette, tilføje og fjerne de enkelte varelinjer efter behov.
Du skal vælge en årsag, via en dropdown liste, som bedst muligt beskriver, hvorfor varelinjen krediteres.
Bemærk: Når du har rettet varelinjerne, skal du klikke ”Handling” og vælge ”Valider eller Genberegn”.
Du tilføjer en ny linje ved at klikke på + ikonet oppe til højre. Herved får du ny blank varelinje, som udfyldes manuelt.
Du sletter en linje ved at fjerne fluebenet ude til venstre på linjen under ”Inkluder”.
Du retter en linje ved at vælge feltet på varelinjen, som du ønsker at rette, og taster den ønskede værdi. F.eks. kan du ændre antal og pris på en varelinje.
Du tilføjer en note på linjen ved at klikke på ”Mere” og vælge ”Noter”.
Fanen ”Oversigt” viser kreditnotaens totalbeløb, så du nemt kan se totalpriserne, inden du godkender.
Når du har tjekket, at alt er, som du ønsker, kan du vælge at gemme eller sende kreditnotaen.
En gemt kreditnotakladde kan du vende tilbage til på et senere tidspunkt for at redigere eller sende.
Gem kreditnotakladden ved at trykke på disketteikonet oppe til højre.
Send kreditnotaen ved at trykke på papirflyet oppe til højre.
Print af faktura / kreditnota i PDF format
Det er muligt at danne en PDF af en faktura og en kreditnota. Det gør du ved at klikke ind på ”Web EDI” og vælge ”Fakturaer”.
Find fakturaen eller kreditnotaen frem og klik på ”Mere” og derefter ”Udskriv”. Der dannes nu en PDF, som kan gemmes på din computer eller printes.
Det er muligt at danne en PDF af en faktura og en kreditnota. Dette gøres ved at klikke ind på ”Web EDI” og vælge ”Fakturaer”.
Find fakturaen eller kreditnotaen frem og klik på ”Mere” og derefter ”Udskriv”.
Der dannes nu en PDF, som kan gemmes på din computer eller printes.
For at sikre at alle varer data er korrekt registreret i OneTime portalen, er det vigtigt at vedligeholde jeres stamdata løbende.
Varelisten anvendes som et opslagsværktøj til at udfylde manglende information. Eksempelvis når en ordre sendes med blot et EAN pr. varelinje, men uden pris eller beskrivelse. Her vil OneTime søge efter EAN nummeret i jeres vareliste.
Findes der et match, vil OneTime genkende varen og bl.a. anvende varens pris, varebeskrive og varenummer.
I tilfælde af, at du allerede har varer oprettet i OneTime portalen, så er det muligt at downloade denne vareliste.
For at downloade varelisten skal du gå under Indstillinger – Alle Varer – Output/Eksport – Generer varedownload.
En Excel fil vil blive hentet ned på din computer. Du kan dermed lave ændringer til dine eksisterende varer ved brug af Excel arket, og herefter uploade ændringerne til OneTime portalen.
Næste afsnit forklarer, hvordan du udfylder Excel arket.
For at gøre indlæsning af dine vare detaljer så nem som mulig, har vi lavet en skabelon, hvori du kan udfylde dine vares stamdata.
Skabelonerne ligger tilgængelig på forsiden af OneTime portalen, og vil derfor være det første du ser når du logger ind.
Download både skabelonen for varelisten og for prislisten.
Felterne du bedes udfylde er markeret med en gul baggrund.
Der vil desuden være en beskrivelse af hver kolonne, så du ved hvilken information du skal udfylde.
Du bedes udfylde nedenstående felter i vareliste skabelonen.
Bemærk:
Når du gemmer filen skal denne hedde ”OT_ITEMS_ Master.xls” og gemmes i 2003 XLS format (se billede).
Gule felter skal rettes.
Røde felter skal kopieres pr. linje.
Action
Bestemmer hvilken handling der skal foretages.
Du kan vælge mellem ”Add” (tilføj), ”Modify” (ændre) eller ”Delete” (slet).
Supplier
Skriv din leverandør kode.
TrueCommerce kan oplyse jeres leverandør kode.
Customer item code
Udfyld kundens vare kode.
Supplier item code
Udfyld leverandørens vare kode
Customer item, description
Udfyld kundens vare beskrivelse
Supplier item, description
Udfyld leverandørens vare beskrivelse
Pack size
Udfyld, hvor mange enheder der sælges i ét bundt.
F.eks. en pakke batterier indeholder 16 stk.
Quantity unit of measure
Angiver enheden der måles i. Tryk på pilen for at vælge en værdi på listen.
F.eks. styk, kasser, paller.
Price source
Angiv hvor prisen skal tages fra ved at indtaste enten 1, 2 eller 3
1 = Ordren
2 = Pris liste
3 = Indstilling i OneTime
Price source description
Angiv beskrivelsen af kilden til prisen, som matcher ovenstående nummer.
1 = “Order or shipment”
2 = “Price list”
3 = “Defined on business rules”
Tax code
Vælg momssatsen for varen.
S = Standard (25%)
Z = Zero (0%)
Currency Code
Vælg hvilken valuta der handles i.
DKK = Danske kroner
Du bedes udfylde nedenstående felter i prisliste skabelonen.
Bemærk:
Når du gemmer filen skal denne hedde ”Price_list.csv” og den første række med overskrifter skal slettes.
Gule felter skal rettes.
Røde felter skal kopieres pr. linje.
Supplier
Skriv din leverandør kode.
TrueCommerce kan oplyse jeres leverandør kode.
Supplier item
Udfyld leverandørens vare kode
Customer item
Udfyld kundens vare kode.
Price
Indtast prisen for varen.
Upload din vare- og pris liste
Hold musen henover ”B2B Integration” og vælg ”Upload til portalen”.
Under mailslot vælger du ”Master Data” for at uploade dine vareliste og ”Price Upload” for at uploade din prisliste.
Nedenunder vælger du selve filen med din vareliste, som du vil uploade.
Bemærk: Upload først varelisten og derefter prislisten.
Klik afslutningsvis på ”Upload filer”.
Din vareliste uploades nu til systemet og vil opdatere alle varer baseret på dine stamdata.
Det er muligt at vedligeholder dine varer og priser via OneTime portalen.
Du kan både oprette nye varer og tilføje priser.
Vær opmærksom på, at varerne skal oprettes før du kan tilføje priserne.
Opret varer under:
Indstillinger – Alle varer – Plus ikonet oppe til højre.
Tilføj priser under:
Indstillinger – Alle varepriser – Tryk ”Tilføj pris” på den enkelte varelinje.
Klik afslutningsvis på ”Upload filer”.
Din vareliste uploades nu til systemet og vil opdatere alle varer baseret på dine stamdata.
Følgende browsere understøttes som minimum.
Har du stadig brug for hjælp? Så tag fat i GS1 Denmarks support team. Vi står altid klar til at hjælpe.
